Lettre de motivation Secrétaire administrative

Que fait une secrétaire administrative et quel est son rôle?

La secrétaire administrative est le pivot organisationnel d’un service : elle gère les agendas et les plannings, traite le courrier entrant et les courriels, rédige et met en forme des notes, des comptes rendus et des rapports, classe et archive les dossiers, assure l’accueil physique et téléphonique et suit les fournitures, parfois un petit budget. On la trouve dans tous les secteurs, aussi bien dans une PME que dans un grand groupe ou une administration.

Plus centrée sur le secrétariat classique que l’assistant administratif, dont le poste déborde souvent sur la gestion, le commercial ou les ressources humaines, la secrétaire administrative fait avant tout circuler l’information et tenir l’organisation d’un bureau.

Son vocabulaire au quotidien : agenda, parapheur, publipostage, ordre du jour, relevé de décisions, GED (gestion électronique des documents), archivage.

Côté recrutement, le métier reste accessible sans diplôme spécifique, mais un bac professionnel AGOrA (Assistance à la gestion des organisations et de leurs activités) ou Métiers de l’accueil, ou un titre professionnel Secrétaire assistant, facilite l’embauche ; un BTS GPME ou SAM ouvre ensuite des perspectives d’évolution.

📌 Secrétaire administratif dans la fonction publique : ne confondez pas le poste privé avec le corps de secrétaire administratif de catégorie B. Celui-ci se prépare par concours : le concours externe est ouvert dès le niveau bac, le concours interne demande quatre années de services publics et un troisième concours s’adresse aux candidats justifiant de quatre ans d’expérience dans le privé. Chaque année, plus d’un millier de postes sont offerts au concours commun (SAENES et divers ministères).

Compétences et qualités à mettre en avant dans votre lettre de motivation

Dans votre lettre, faites ressortir :

• votre sens de l’organisation et votre gestion des priorités ;
• votre orthographe irréprochable, indispensable sur chaque document ;
• votre maîtrise de la bureautique : traitement de texte, tableur, messagerie, agenda partagé ;
• votre discrétion face aux informations confidentielles ;
• votre polyvalence et votre sens du service, au contact des collègues comme des visiteurs.

💡 Conseil : sur ce poste, votre lettre est déjà un test. Une candidature parfaitement orthographiée et bien présentée prouve, avant même l’entretien, la rigueur que le recruteur attend d’une secrétaire administrative.

Exemple de lettre de motivation pour une secrétaire administrative

Prénom, NOM :
Adresse :
Téléphone :
Email :

Nom de l’entreprise
A l’attention du recruteur
Adresse

A [Ville], le [Date]

Objet : candidature au poste de secrétaire administrative

Madame, Monsieur,

Organisée et attentive aux détails, je veille au bon fonctionnement d’un secrétariat et j’aimerais aujourd’hui apporter cette rigueur à votre [entreprise ou service].

[Débutante : Titulaire d’un bac professionnel AGOrA, j’ai consolidé pendant mes stages la tenue d’agendas et la rédaction de courriers pour un service de plusieurs collaborateurs.]
[Expérimentée : Avec [nombre] ans d’expérience comme secrétaire administrative, je gère en autonomie l’agenda de [nombre] responsables, le courrier et l’archivage de [service ou direction].]

Concrètement, j’ai déjà pris en charge [nombre] courriers et organisé [nombre] réunions par semaine, en tenant chaque dossier à jour et en respectant les échéances. [Logiciels maîtrisés : Word, Excel, Outlook, outil de GED.]

Opérationnelle [immédiatement ou à partir du…], je me familiarise vite avec l’organisation et les méthodes de chaque structure.

Je serais heureuse de vous exposer, lors d’un entretien, la façon dont j’organise un secrétariat au quotidien.

Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées.

Signature

👍 À retenir : la secrétaire administrative fait tourner l’organisation d’un service, dans le privé comme dans le public (où le poste se prépare par concours de catégorie B). Adaptez l’exemple à la structure visée et laissez votre lettre témoigner, par sa rigueur, de vos qualités professionnelles.

Lire aussi : notre lettre de motivation de secrétaire et, pour une orientation vers le commercial, la lettre de motivation de secrétaire commerciale.