Lettre de motivation Stage secrétaire

Qu’est-ce qu’un stage de secrétaire et quel est le rôle du stagiaire?

Le secrétariat est le point de passage d’une organisation. Le courrier y arrive, les appels y aboutissent, les rendez-vous s’y calent, les dossiers s’y rangent. Selon la structure, le poste s’appelle secrétaire, assistant administratif, assistant de direction ou agent d’accueil, mais la fonction reste la même : tenir ce qui circule.

Le vocabulaire des diplômes a d’ailleurs changé bien avant celui des annonces. Le BTS secrétariat n’existe plus depuis longtemps : le BTS assistant de manager l’a remplacé en 2008, puis a été rénové en 2018 sous le nom de BTS support à l’action managériale, le BTS SAM. La bascule se lit à une année près : dernière session de l’ancien intitulé en 2019, première du nouveau en 2020. Du côté de la gestion, le BTS assistant de gestion est devenu le BTS gestion de la PME. Si vous citez un diplôme, citez celui qui figure sur votre relevé de notes, pas celui que vos parents ont connu.

Un stagiaire n’occupe pas le poste, il l’observe puis l’assiste. On lui confie l’accueil et le standard aux heures calmes, la mise en forme et l’envoi de courriers, le classement, la préparation d’une réunion, la saisie de dossiers. Ce qui sort au nom de la structure est relu avant de partir.

👍 À retenir : le BTS secrétariat a disparu en 2008 et son successeur s’appelle aujourd’hui BTS SAM, support à l’action managériale. Écrire un intitulé périmé dans une lettre de candidature administrative se remarque immédiatement.

Prérequis pour postuler et qualités à mettre en avant dans votre lettre de motivation

Commencez par une bonne nouvelle si vous débutez : aucun diplôme n’est légalement exigé pour être accueilli en stage à ce poste. Ce qui se vérifie tient à des choses concrètes, l’orthographe d’un courrier, la tenue d’un agenda partagé, la manière de prendre un message complet au téléphone. Ces compétences se montrent, elles ne se prouvent pas par un titre, et une candidature sans diplôme qui les nomme précisément vaut mieux qu’une candidature diplômée qui reste dans le vague.

Formulez ensuite la discrétion, car c’est la seule vraie inquiétude de votre futur employeur. Tout passe par ce bureau, y compris ce qui ne devrait pas circuler : un courrier d’avocat, une convocation, un devis concurrent, un appel personnel. Une phrase sobre là-dessus fait plus d’effet qu’une énumération de qualités, et presque personne ne l’écrit.

Soyez enfin exact sur vos langues et vos logiciels. Annoncer une maîtrise parfaite est un pari perdu dès la première semaine, alors qu’indiquer un niveau évalué et les outils réellement pratiqués ne coûte rien. Précisez la durée envisagée, car passé deux mois chez le même employeur une gratification devient obligatoire, selon un minimum fixé par décret. Ce qu’on observera pendant vos premiers jours :

• votre orthographe, dans le moindre message,
• votre exactitude sur les noms et les numéros,
• votre voix au téléphone avec un interlocuteur pressé,
• votre rangement, physique et numérique,
• votre retenue sur ce qui passe entre vos mains.

Dans un cabinet médical, notre page stage de secrétaire médicale s’applique, car le secret médical y ajoute des règles propres. Et si vous préparez le diplôme, voyez stage BTS SAM. Nos autres lettres sont regroupées sur postuler à un stage.

💡 Conseil : relisez votre lettre à voix haute avant de l’envoyer, puis faites-la relire. Sur ce poste, la lettre est elle-même l’épreuve : une faute d’accord dans une candidature de secrétariat dit tout ce que le recruteur avait besoin de savoir.

Exemple de lettre de motivation pour un stage de secrétaire

[Prénom, NOM]
[Adresse]
[Téléphone]
[Email]

[Raison sociale]
À l’attention de [Madame / Monsieur] [Nom], [responsable administratif, direction]
[Adresse]

À [Ville], le [Date]

Objet : demande de stage en secrétariat, du [premier jour] au [dernier jour]

Madame, Monsieur,

Je suis en [préciser : formation au BTS SAM, formation d’assistant administratif, terminale, reconversion, ou aucun cursus en cours] et je recherche une période en secrétariat du [premier jour] au [dernier jour].

Votre [entreprise, cabinet, association, service] reçoit [dire quoi : du public, des patients, des adhérents, des fournisseurs], et c’est ce contact quotidien que je veux apprendre à gérer.

[Même sans expérience professionnelle, j’ai déjà (une chose vraie : assuré le secrétariat bénévole d’un club, rédigé des comptes rendus, géré un planning, tenu un accueil). Cela m’a appris ceci : (l’écrire en une phrase).]

Sur les outils, je m’en tiens aux faits : [nommer les logiciels réellement pratiqués] et un niveau de [langue] évalué à [le préciser]. Le reste s’apprend, et je l’apprendrai chez vous.

Un secrétariat voit passer beaucoup de choses. Rien de ce que je lirai chez vous n’en sortira, et je préfère l’écrire plutôt que de le laisser supposer.

Mon centre de formation rédige la convention dès votre feu vert, et je suis joignable au [téléphone]. Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes sentiments respectueux.

Signature

Exemple de lettre de motivation en réponse à une offre de stage de secrétaire

[Prénom, NOM]
[Adresse]
[Téléphone]
[Email]

[Raison sociale]
À l’attention de [Madame / Monsieur] [Nom], [fonction]
[Adresse]

À [Ville], le [Date]

Objet : stage en secrétariat, annonce [référence de l’offre]

Madame, Monsieur,

Une annonce publiée [support et date] signale un stage en secrétariat au sein de [service ou structure mentionnés], sur des semaines qui coïncident avec les miennes.

Je suis en [année et intitulé de la formation, ou décrire votre situation exacte hors cursus], à [établissement le cas échéant].

Vous attendez [reprendre ce que l’annonce exige : une aisance rédactionnelle, un logiciel, un accueil physique, une langue]. Voici ce que je peux montrer : [un fait vérifiable, pas une qualité].

Ma lettre est ma première pièce à conviction. Je l’ai relue deux fois, et fait relire une troisième.

Je peux me déplacer le jour que vous choisirez. Veuillez recevoir, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations respectueuses.

Signature